„Die Kundenliste haben wir in Excel, die kann man ja einfach reinladen.“ Wenn dieser Satz fällt, sind Funktionen, Design und Termin schon besprochen – und die Übernahme wirkt wie ein Kopiervorgang für den letzten Tag.
Sie ist aber ein eigener Arbeitsschritt mit eigenem Risiko – eine Stelle, an der ein Projekt kurz vor dem Start hängen kann. Hier steht, was vorher geklärt sein sollte und welchen Teil du billiger selbst machst als über uns – als Vertiefung zum Punkt „Kundendaten“ aus der Vorbereitungs-Checkliste.
Warum das nicht „mal eben“ geht
Eine Tabelle ist für Menschen gebaut: Eine Zelle darf leer bleiben, eine Notiz daneben stehen, eine gelbe Markierung „noch prüfen“ heißen – die Regel dahinter kennt nur, wer die Liste pflegt.
Eine App ist für Maschinen gebaut: Jedes Feld hat einen Typ, Pflichtfelder müssen gefüllt sein, jeder Datensatz braucht eine eindeutige Kennung, und Zusammenhänge zwischen Kunde, Auftrag und Rechnung müssen technisch existieren, nicht nur gedacht sein. Die Übernahme ist eine Übersetzung: Aus jeder Unklarheit muss eine Regel werden.
Die vier Fragen vor jeder Übernahme
1. Welche Daten braucht die App wirklich? Vermutlich nicht alles, was in der Datei steht. Geh die Spalten einzeln durch: Zeigt die App das an, rechnet sie damit, sucht jemand danach? Dreimal nein heißt, das Feld bleibt draußen – der billigste Schritt der Übernahme.
2. Wie sauber sind die Daten? Nicht schätzen, nachsehen: zwanzig zufällige Zeilen Feld für Feld gegen die Wirklichkeit prüfen. Das Ergebnis bestimmt den Aufwand stärker als die Zeilenzahl.
3. Wer entscheidet bei Widersprüchen? Stehen zwei Adressen für denselben Kunden in zwei Blättern, kann das kein Entwicklerteam entscheiden. Es braucht eine benannte Person, die in der Importwoche erreichbar ist.
4. Läuft das Altsystem parallel weiter? Harter Wechsel zum Stichtag, Parallelbetrieb mit regelmäßigem Nachladen oder dauerhafter Abgleich in beide Richtungen – drei verschiedene Aufwände. Der dritte Fall ist keine Übernahme, sondern eine Schnittstelle.
Woran Importe hängen bleiben
Danach lohnt die Suche nach diesen Punkten:
- Dieselbe Firma in drei Schreibweisen – „Müller GmbH“, „Mueller G.m.b.H.“, „müller gmbh“: drei Datensätze, ein Kunde.
- Gemischte Datumsformate – 03.12.2026 neben 2026-12-03 neben 12/03/26; bei der letzten sind Tag und Monat nicht unterscheidbar.
- Telefonnummern in gemischten Formaten – mal mit +49, mal mit Leerzeichen, mal ohne führende Null; für Suche und Anruf-Link muss daraus ein Format werden.
- Kaputte Umlaute – bei falscher Zeichenkodierung steht in der App „Straße“ statt „Straße“.
- Leere Pflichtfelder – abgewiesen, geparkt oder mit Platzhalter angelegt?
- Verbundene Zellen, Zwischensummen, Überschriften in der Liste – fürs Auge Gliederung, für den Import leere Zeilen.
- Mehrere Blätter mit Teilwahrheiten – „Kunden“, „Kunden_alt“, „Kunden_final_2024“: Welches führt, entscheidest du.
Nichts davon ist ein Vorwurf: Tabellen wachsen mit den Leuten, die mit ihnen arbeiten.
Probelauf, Prüfliste, Stichtag
Probeimport mit einem Ausschnitt. Ein Teil der Daten geht in eine Testumgebung. Dort zeigt sich schnell, welche Regeln fehlen – gefahrlos, weil niemand damit arbeitet.
Eine Prüfliste, die jemand abhakt. Wie viele Zeilen waren in der Datei, wie viele sind angekommen, wie viele wurden abgewiesen und warum? Dazu Stichproben: einen Kunden, den du gut kennst, in der App vergleichen. Ob etwas fachlich stimmt, sieht nur, wer das Geschäft kennt – wie beim Abnahmetest vor dem Release.
Der echte Lauf mit Stichtag. Ein Zeitpunkt, ab dem im Altsystem nichts mehr geändert wird, ein definierter Stand, ein Protokoll über alles Verworfene.
Und die Übernahme muss wiederholbar sein. Rechne mit einem zweiten Lauf: eine Spalte fehlt, eine Regel war falsch gedacht, die Datei war nicht die aktuelle. Deshalb baut man den Import als Skript, das nach dem Leerräumen erneut laufen kann – von Hand Nachgetragenes ist dann verloren.
Bereinigen ist deine Arbeit – und das spart Geld
Der Teil, der gegen unseren Umsatz spricht: Die inhaltliche Bereinigung gehört auf deine Seite. Wir finden Dubletten, gleichen Formate an, machen Widersprüche sichtbar – welcher Eintrag gilt, weiß nur dein Haus.
Als Muster zum Anpassen mit eigenen Zahlen: Angenommen, bei 70 von 900 Zeilen wäre unklar, welcher Eintrag gilt. Das sind 70 Entscheidungen – bei dir kosten sie Zeit, bei uns Zeit nach Stundensatz, und wir müssten trotzdem bei dir nachfragen.
Braucht die App nur vierzig Zeilen Stammdaten, tippt ihr die an einem Nachmittag ab – dafür brauchst du uns nicht. Ob dein Altsystem einen Export kann, beantwortet dessen Anbieter; frag zuerst dort nach.
Ein guter Moment zum Aufräumen
In alten Listen können Datensätze mitlaufen, die niemand mehr braucht. Die DSGVO kennt dazu den Grundsatz der Speicherbegrenzung: Personenbezogene Daten sollen nur so lange in identifizierbarer Form gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO, Stand 2026).
Das ist allgemeine Orientierung und keine Rechtsberatung: Was bei dir weg darf, hängt am Einzelfall, und Aufbewahrungspflichten können einer Löschung entgegenstehen. Die Bewertung gehört vor dem Import zu deinem Datenschutzbeauftragten, Anwalt oder zur Steuerberatung. Praktisch bleibt: Was nicht übernommen wird, muss später nicht gelöscht werden – die technische Seite steht in „DSGVO in Apps“.
Was das kostet
Für eine Übernahme gibt es bei uns keinen Pauschalpreis. Wir rechnen sie nach Aufwand mit unserem Stundensatz von 90 € netto und schätzen erst, wenn wir einen echten Ausschnitt der Datei gesehen haben.
Davon abzugrenzen ist der Dauerbetrieb: Eine laufende Anbindung steht als Position „Externe Schnittstellen (ERP, CRM …)“ mit 4.500–9.000 € in unserer Preisliste, ein Web-Bereich zum Pflegen der Daten mit 6.000–11.000 €. Zur Einordnung: Ein typisches Projekt – Cross-Platform, individuelles Design, E-Mail-Login, Firebase oder Supabase, Push – liegt bei 33.000–56.000 € und 10–16 Wochen; die Übernahme ist nicht enthalten. Alle Preise netto zzgl. Umsatzsteuer – unser Angebot richtet sich an Unternehmen, Selbstständige und Organisationen. Nachrechnen: App-Kosten-Rechner und Preis-Seite.
Ein Sonderfall spart besonders viel: Reine Nachschlagedaten, die sich selten ändern, können mit der App ausgeliefert werden – ohne Server, ohne Import-Lauf, wie in „Braucht meine App ein Backend?“ beschrieben. Wird ein Altsystem ersetzt, gehört die Übernahme von Anfang an in die Planung, siehe „modernisieren oder neu bauen“.
Fazit
Die Datenübernahme ist ein eigenes kleines Projekt: vier Fragen vorab, ein Probelauf, eine Prüfliste, ein Stichtag, ein wiederholbares Vorgehen. Teuer ist nicht die Technik, sondern das Entscheiden. Beim Zuschneiden auf das Nötige hilft was eine erste Version nicht weglassen darf.
Bring ins kostenlose Erstgespräch mit, wo deine Daten liegen und wie viele Datensätze es sind. Wir antworten werktags innerhalb von 24 Stunden – auch dann, wenn die ehrliche Antwort lautet: Räum die Liste erst selbst auf, das geht bei euch schneller.