Stell dir einen Montagmorgen mit sieben Objekten vor: Bürohaus, zwei Treppenhäuser, eine Praxis, drei Ladenflächen. Die Reinigungskraft kennt die Reihenfolge, ist aber beim Heizungskeller unsicher, weil der Schlüsselkasten umgebaut wurde – also ein Anruf ins Büro.
Mittags fragt eine Hausverwaltung, ob die Tiefgarage im Vormonat zweimal gekehrt wurde. Die Antwort steht auf einer Liste im Putzraum – oder im Handy von jemandem, der heute frei hat. Der Engpass liegt hier nicht in der Reinigung, sondern im Nachweis.
Der ehrliche Kern: der Nachweis ohne Papier
Eine App reinigt nichts. Sie kann die Leistung dort festhalten, wo sie entsteht, und an einer Stelle abrufbar machen. Drei Effekte, an denen sich das Projekt messen lassen muss:
- weniger Rückfragen vom Auftraggeber – der Nachweis je Objekt und Monat liegt vor, bevor jemand fragt,
- weniger Listen einsammeln – Abgehaktes liegt im System statt im Putzraum,
- weniger Anrufe wegen Zugang und Material – Zugangsinfos stehen auf dem Gerät, Bedarf wird gemeldet.
Ändert sich daran nichts, rechnet sich das Projekt nicht – auch unseres nicht.
Was so eine App im Alltag übernimmt
Objektliste mit Zugang und Leistungsverzeichnis. Adresse, Ansprechpartner, Schlüsselübergabe – dazu das vereinbarte Leistungsverzeichnis im Wortlaut. Wer welche Zugangsinformation sieht, ist eine Rollenfrage fürs Konzept.
Aufgaben je Objekt abhaken. Die Liste für heute, getrennt nach täglich, wöchentlich, monatlich. Der Aufwand steckt nicht im Häkchen, sondern in Listen, die zu euren Leistungsverzeichnissen passen.
Foto bei Sonderleistungen. Grundreinigung, Bauschlussreinigung, einmalige Einsätze: vorher und nachher, mit Zeitstempel am Objekt. In der Unterhaltsreinigung kann das Häkchen genügen – die Mechanik kennst du aus „App für Speditionen“.
Mängel und fehlendes Material melden. Defekte Leuchte, verstopfter Abfluss, Seifenspender leer: Auswahl, Foto, Objekt, abgeschickt. Wie eine Meldung danach weiterläuft, steht in „App für Hausverwaltung“.
Nachweis je Objekt und Monat als PDF. Datum, erledigte Positionen, Sonderleistungen, Fotos – der Teil, der Rückfragen abkürzt. Soll der Auftraggeber hineinschauen, reicht dafür meist ein Web-Zugang statt einer zweiten App.
Schichtplan einsehen. Wer ist wann in welchem Objekt, wer vertritt. Nur lesend ist das überschaubar; kommen Tauschen und Bestätigen dazu, wird daraus Planungssoftware.
Ohne Netz muss es trotzdem gehen
Tiefgarage, Heizungskeller, Treppenhaus mit dicken Wänden: Ausgerechnet dort, wo abgehakt wird, kann das Netz fehlen. Der Fall gehört deshalb ins Konzept, nicht in die Nachbesserung.
Die teuerste Stufe ist dafür nicht immer nötig. Werden Objekte und Aufgaben morgens vollständig geladen und entsteht unterwegs nur Neues, genügt eine Warteschlange: Sie legt an und ändert nichts – zwei Geräte streiten nicht um denselben Datensatz. Die drei Stufen stehen in „Offline-Apps“.
Rechne den Hebel mit deinen Zahlen
Angenommen, du hättest 40 Objekte und je Objekt gingen monatlich 20 Minuten für Nachweise und Rückfragen drauf: Das wären gut 13 Stunden im Monat. Setz deine Zahlen ein – die Rechnung sollte entscheiden, nicht unsere.
Frag zuerst dein vorhandenes System
Bevor jemand ein Konzept schreibt, gehört – falls ihr eine Branchensoftware nutzt – eine Runde mit deren Anbieter geführt. Was ein solches Produkt kann, beantwortet nur der Anbieter selbst. Drei Fragen dorthin:
- Gibt es ein mobiles Modul, das deine Lizenz schon enthält?
- Lässt sich damit ein Leistungsnachweis je Objekt und Monat erzeugen?
- Gibt es eine dokumentierte Schnittstelle, und was kostet die Freischaltung?
Lauten die ersten beiden Antworten ja, ist das meist der günstigste Weg – dafür brauchst du uns nicht. Und ohne Brücke in das abrechnende System tippt am Ende leicht jemand vom Bildschirm ab statt vom Zettel.
Zeiten und Standort: vorher klären
Vorab: Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung.
Technisch kann so eine App mehr, als du vielleicht möchtest: festhalten, wer wann in welchem Objekt war und was abgehakt wurde – Anwesenheit und Leistung also, und damit Beschäftigtendaten. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG nennt ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei der „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“ (Stand 2026, Wortlaut nach gesetze-im-internet.de). Ob das für dein Vorhaben gilt, beurteilen wir nicht – das gehört zu Anwalt, Datenschutzbeauftragtem und, wo es einen gibt, Betriebsrat, und zwar bevor entwickelt wird: Zweck, erfasste Felder, Sichtbarkeit und Löschfristen prägen das Datenmodell von Tag eins.
Ob eine App eine Dokumentationspflicht erfüllt, sagen wir nicht. Unsere technische Empfehlung ist die datensparsame: wenige Felder, Standort höchstens als einzelner Punkt beim Ereignis „Objekt erledigt“ statt als Spur, Fotos vom Objekt statt von Personen, je Feld eine Löschfrist im System – mehr dazu in „DSGVO in Apps“.
Die Hürde heißt Gerät
Auf welchem Telefon läuft das? Auf Firmengeräten ist die Einrichtung planbar; auf Privatgeräten kommen Fragen dazu: Einverständnis, Abgrenzung von Privatem und Dienstlichem, Gerätewechsel – für dieselbe Runde. Eine App nur für die Belegschaft muss übrigens nicht öffentlich im Store stehen – Apple beschreibt Custom Apps ausdrücklich als Apps für eine bestimmte Organisation, auch zum internen Gebrauch (Stand 2026, Apple Developer Support). Die Wege im Überblick stehen in „ohne App Store verteilen“.
Was so ein Projekt kostet
Unsere Starter-App zum Festpreis von 9.900 € netto passt hier nicht: Sie kommt ohne Login und ohne eigenen Server aus, dieses Vorhaben braucht beides. Für Objektliste, Aufgaben, Fotos, Meldungen und Nachweis-PDF sähe eine Zusammenstellung so aus:
- Basis (Konzeption, UI, Setup, Qualitätssicherung, Store-Release): 11.000–18.000 €
- Cross-Platform für iOS und Android: 7.500–12.000 €
- Individuelles Design: 4.500–9.000 € (solide und systemnah: 0 €)
- E-Mail-Login mit Profil: 3.000–5.000 €
- Firebase oder Supabase als Backend: 4.500–9.000 €
- Kamera und Medien-Upload: 3.000–6.000 €
- Push-Benachrichtigungen: 2.000–3.000 €
- Offline-Modus mit Synchronisation: 6.000–10.500 €
Macht rund 42.000–73.000 € und nach der Formel hinter unserem Rechner 12 bis 21 Wochen. Mit einem Web-Dashboard fürs Büro (6.000–11.000 €) läge das Projekt bei rund 48.000–84.000 € und 14 bis 24 Wochen. Dazu der Betrieb: wir rechnen mit 15–20 % der Projektsumme pro Jahr, bei uns Wartungspakete ab 150 € netto im Monat. Alle Preise netto zzgl. Umsatzsteuer – unser Angebot richtet sich an Unternehmen, Selbstständige und Organisationen.
Fazit
Der planbare Nutzen liegt im Nachweis: dort abhaken, wo gearbeitet wird – daraus ein Dokument je Objekt und Monat. Offline gehört dazu, häufig nur als Warteschlange; Zeiten und Standort werden vorher geklärt.
Beim Sortieren hilft die Vorbereitungs-Checkliste. Erzähl uns im kostenlosen Erstgespräch, wie viele Objekte du betreust und wie der Nachweis heute zum Auftraggeber kommt. Wir antworten werktags innerhalb von 24 Stunden – auch dann, wenn die ehrliche Antwort lautet: Frag zuerst deinen Systemanbieter.